Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Perenna Planning (perenna.ca) est exploité par Consultants Cruxcheck Inc., qui fait affaire sous le nom OnYourX (« Perenna », « nous »).

Responsable de la protection des renseignements personnels : écrivez à info@onyourx.com.

2. Notre rôle et celui des cliniques

Les cliniques utilisent Perenna pour gérer les rendez-vous et les dossiers de leurs patients. Pour ces renseignements, la clinique est l’entreprise responsable : elle décide de ce qui est recueilli et de son usage. Perenna agit comme son fournisseur de services et ne traite ces renseignements que pour fournir le service, selon les instructions de la clinique.

Une question sur votre dossier de patient? Adressez-vous d’abord à votre clinique : ses coordonnées et celles de son responsable de la confidentialité figurent au bas de sa page de réservation. Nous l’aidons à vous répondre.

Perenna est responsable des renseignements sur les comptes des cliniques et de leur personnel, sur les visiteurs de perenna.ca et sur les personnes qui utilisent la recherche du réseau.

3. Renseignements que nous recueillons

• Comptes du personnel : nom, courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible), rôle, clinique, téléphone et signature si vous l’ajoutez.
• Patients (saisis par la clinique ou par le patient) : identité et coordonnées, date de naissance, rendez-vous, paiements, communications, formulaires d’accueil, notes cliniques, documents et, si le scribe IA est utilisé, l’enregistrement audio et sa transcription.
• Connexion avec Google ou Microsoft : le nom, le courriel et l’identifiant de compte que le fournisseur nous transmet.
• Connexion d’un agenda (personnel, facultatif) : l’autorisation de créer, modifier et supprimer les rendez-vous Perenna dans votre agenda Google ou Outlook, et de lire vos plages occupées pour éviter les doubles réservations. Nous ne lisons pas le contenu de vos autres événements.
• Paiements : traités par Stripe. Nous ne conservons jamais les numéros de carte.
• Données techniques : journaux (adresse IP, navigateur, pages consultées, erreurs) pour la sécurité et le dépannage.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir les comptes, l’agenda et la réservation en ligne.
• Envoyer, au nom de la clinique, les confirmations, rappels et autres messages par courriel ou texto.
• Tenir les dossiers cliniques et produire les reçus et rapports.
• Préparer, à la demande du professionnel, des brouillons de notes avec le scribe IA; le professionnel les révise et les signe.
• Facturer l’abonnement, assurer la sécurité (journal d’audit, prévention de la fraude) et offrir du soutien.
• Respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel, ne faisons pas de publicité ciblée et n’utilisons pas les données des patients pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Données reçues de Google et de Microsoft

L’utilisation et le transfert, par Perenna, des renseignements reçus des API Google vers toute autre application respectent la Politique sur les données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Les données de Google ou de Microsoft servent uniquement à la connexion et à la synchronisation de l’agenda que vous avez demandées. Elles ne sont communiquées à personne sauf si c’est nécessaire pour fournir ces fonctions, pour la sécurité ou pour respecter la loi; personne ne les consulte sans votre accord, sauf pour la sécurité ou une obligation légale; elles ne servent jamais à la publicité ni à entraîner des modèles d’IA. Vous pouvez déconnecter votre agenda en tout temps dans Perenna ou dans votre compte Google ou Microsoft.

6. Où sont conservés les renseignements et à qui ils sont communiqués

Perenna est hébergé par Amazon Web Services au Canada (Montréal) : l’application, la base de données, les fichiers et l’envoi des courriels (Amazon SES). Lorsque le scribe IA fonctionne sur AWS, la transcription (Amazon Transcribe) et la rédaction (Amazon Bedrock) se font aussi au Canada.

Ces fournisseurs peuvent traiter certains renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, surtout aux États-Unis, uniquement pour la fonction concernée :

• Twilio : envoi des textos.
• Stripe : paiements en ligne et abonnements.
• Google et Microsoft : connexion et agenda, lorsque vous les connectez.
• Anthropic : rédaction des brouillons du scribe IA lorsque ce mode est utilisé (le texte dicté ou saisi est traité aux États-Unis).
• OpenStreetMap (Nominatim) : localisation des adresses et codes postaux pour la recherche du réseau.
• Google Analytics (Google LLC) : mesure d’audience des pages publiques du site, seulement avec votre consentement.

7. Communication à l’extérieur du Québec

Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige la loi, et nous liions nos fournisseurs par contrat pour qu’ils protègent les renseignements et ne les utilisent qu’aux fins prévues.

8. Durée de conservation

• Comptes : tant qu’ils sont actifs. À la fermeture d’une clinique, ses données sont effacées de nos systèmes; les copies de sauvegarde expirent dans les 7 jours.
• Dossiers cliniques : selon les obligations professionnelles de la clinique (souvent au moins 5 ans après le dernier service). La clinique peut activer leur destruction automatique après la durée qu’elle choisit.
• Enregistrements du scribe IA : effacés automatiquement dans les 7 jours; les transcriptions aussi, sauf si la clinique choisit de les garder.
• Journaux techniques : 30 jours.

9. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS) et les données sont chiffrées au repos. Les notes cliniques, les documents et les enregistrements sont chiffrés une seconde fois (AES-256-GCM). L’accès dépend du rôle de chaque membre de l’équipe, et chaque consultation d’un dossier est consignée dans un journal d’audit. Des sauvegardes sont faites chaque jour.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées (ou la clinique, qui avise ses patients), comme la loi l’exige.

10. Témoins (cookies)

Perenna utilise des témoins essentiels : votre session, votre langue, votre thème clair ou sombre et des témoins temporaires pendant une connexion. Aucun témoin publicitaire.

Seulement si vous l’acceptez, Google Analytics mesure l’audience des pages publiques de perenna.ca (pages consultées, région approximative, type d’appareil). Il n’est jamais utilisé dans l’application, sur les pages de réservation des cliniques ni dans l’espace patient, et Google tronque les adresses IP. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps avec le lien « Témoins » au bas du site.

11. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur communication dans un format technologique structuré (portabilité), retirer votre consentement ou demander qu’on cesse de les diffuser. Écrivez à info@onyourx.com; nous répondons dans les 30 jours. Pour un dossier de patient, adressez-vous à votre clinique, qui contrôle le dossier; nous lui transmettons les demandes que nous recevons.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

12. Enfants

Le dossier d’un enfant de moins de 14 ans est géré par son parent ou tuteur, qui consent en son nom.

13. Modifications

Nous publions ici toute mise à jour avec sa date d’entrée en vigueur. Les cliniques sont avisées par courriel de tout changement important.