Conditions d’utilisation

1. Les parties

Perenna Planning (perenna.ca) est exploité par Consultants Cruxcheck Inc., qui fait affaire sous le nom OnYourX (« Perenna », « nous »).

« Clinique » désigne l’entreprise ou le professionnel qui ouvre un compte, et « utilisateurs » les membres de son équipe. Les patients qui réservent auprès d’une clinique utilisent le service selon ces conditions et la politique de confidentialité; leur relation de soins est avec la clinique.

2. Le service

Perenna offre l’agenda, la réservation en ligne, l’espace patient, les dossiers cliniques, le scribe IA, les paiements, les communications et le réseau de cliniques, tels que décrits sur perenna.ca. Les fonctions évoluent; nous ne retirons pas une fonction importante sans préavis raisonnable.

3. Comptes

• Fournissez des renseignements exacts et gardez vos mots de passe confidentiels.
• La clinique est responsable des activités faites avec les comptes de son équipe et des rôles qu’elle attribue.
• Avisez-nous sans délai de tout accès non autorisé à info@onyourx.com.

4. Responsabilités de la clinique

• Utiliser le service conformément à la loi, notamment aux lois sur la protection des renseignements personnels et aux obligations de son ordre professionnel. La clinique est l’entreprise responsable des renseignements de ses patients.
• Obtenir les consentements nécessaires de ses patients, y compris avant d’enregistrer une séance avec le scribe IA.
• Réviser, corriger et signer chaque brouillon produit par le scribe IA. Perenna ne donne pas d’avis médical et n’est pas un dispositif médical; le jugement clinique revient au professionnel.
• Conserver ses dossiers pendant la durée exigée et les exporter avant de fermer son compte.
• N’envoyer des communications de masse qu’aux patients qui y ont consenti ou avec qui elle a une relation, selon la Loi canadienne anti-pourriel.

5. Utilisation acceptable

Il est interdit d’utiliser Perenna pour du contenu illégal ou du pourriel, de tenter de contourner la sécurité ou d’accéder aux données d’une autre clinique, de surcharger le service, de le revendre ou d’en extraire le code. La clinique de démonstration est fictive et réinitialisée chaque nuit : n’y saisissez aucun vrai renseignement.

6. Abonnement et paiement

• Les forfaits et les prix sont affichés sur perenna.ca, taxes (TPS et TVQ) en sus. L’abonnement est facturé chaque mois; le mois de l’inscription est gratuit.
• Les crédits de textos et les minutes du scribe IA sont prépayés et ne sont pas remboursables, sauf si la loi l’exige.
• La clinique peut mettre son abonnement en pause; les jours en pause ne sont pas facturés.
• Tout changement de prix est annoncé au moins 30 jours à l’avance. Une facture impayée peut mener à la suspension du compte, après un avis.
• Les paiements en ligne des patients passent par Stripe, selon les conditions de Stripe; la clinique fixe et applique sa propre politique d’annulation et de remboursement.

7. Vos données

La clinique demeure propriétaire de ses données et de celles de ses patients. Elle nous accorde seulement le droit de les traiter pour fournir le service, comme le décrit la politique de confidentialité. À la fermeture du compte, les données sont effacées selon cette politique.

8. Sécurité : une responsabilité partagée

Perenna fournit les moyens de protéger les accès et les données : chiffrement des échanges et des données, accès selon le rôle de chaque membre de l’équipe, journal d’audit, gestion des membres et des sessions, hébergement au Canada. La sécurité des accès de la clinique demeure toutefois sa responsabilité. La clinique doit notamment :

• choisir des mots de passe forts et uniques, ne jamais les partager et protéger les appareils utilisés pour se connecter (verrouillage, mises à jour, protection contre les logiciels malveillants);
• donner à chaque membre de l’équipe son propre compte, avec le rôle minimal nécessaire, et retirer sans délai l’accès des personnes qui quittent la clinique;
• protéger les comptes de courriel, Google ou Microsoft liés à Perenna et se méfier de l’hameçonnage;
• contrôler les documents qu’elle imprime, exporte ou télécharge depuis Perenna;
• nous aviser sans délai de tout incident ou accès suspect.

Dans toute la mesure permise par la loi, Perenna n’est pas responsable d’une perte, d’un accès non autorisé, d’une communication ou d’une fuite de renseignements, ni des dommages qui en découlent, lorsqu’ils résultent notamment : d’identifiants divulgués, volés ou mal protégés; d’un acte ou d’une omission de la clinique, de son équipe ou de ses patients; d’un appareil, d’un réseau ou d’un compte de courriel compromis; d’un service tiers (Google, Microsoft, Stripe, Twilio ou autre); d’un document imprimé, exporté ou téléchargé; ou d’une attaque informatique ou d’un autre événement hors de notre contrôle raisonnable, malgré les mesures de sécurité en place.

Aucun système n’est infaillible, et Perenna ne garantit pas que le service sera exempt de toute faille ou interruption. Il revient à la clinique de s’assurer que le service convient à ses obligations et de souscrire les assurances qu’elle juge utiles, par exemple une assurance contre les cyberrisques.

9. Disponibilité

Nous visons un service disponible en tout temps, sans pouvoir le garantir. Les entretiens planifiés se font autant que possible en dehors des heures de clinique.

10. Résiliation

La clinique peut résilier en tout temps; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de manquement à ces conditions, de non-paiement ou de risque pour la sécurité, avec un préavis lorsque c’est raisonnable.

11. Propriété intellectuelle

Le logiciel, la marque et le contenu de Perenna nous appartiennent. Les suggestions que vous nous faites peuvent être utilisées pour améliorer le service, sans obligation envers vous.

12. Garanties et responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi, le service est fourni tel quel, sans garantie d’aucune sorte. Pour quelque cause que ce soit, y compris un incident de confidentialité, notre responsabilité totale est limitée aux sommes payées par la clinique au cours des 12 mois précédant l’événement, et nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, comme une perte de revenus, de clientèle ou de données. Rien dans ces conditions ne limite une responsabilité qui ne peut l’être selon le droit québécois, notamment pour une faute intentionnelle ou lourde ou pour un préjudice corporel ou moral.

La clinique nous indemnise des réclamations, y compris celles de ses patients ou d’une autorité, découlant de son contenu, de la sécurité de ses accès ou de son non-respect de ces conditions ou de la loi.

13. Modification des conditions

Nous publions ici toute modification. Une modification importante est annoncée par courriel au moins 30 jours à l’avance; continuer à utiliser le service après cette date vaut acceptation.

14. Droit applicable et langue

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et tout litige relève des tribunaux du Québec. La version française prévaut; la version anglaise est fournie pour faciliter la lecture.

Questions : info@onyourx.com.